Hướng dẫn cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 133 và 200

Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa được xác định là đã bán (Người bán đã giao hàng, đã xuất hóa đơn giao cho người mua) nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.

1. Tài khoản sử dụng:

1.1. Đối với Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Hàng bán bị trả lại: hạch toán vào tài khoản 5212 (Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị người mua trả lại trong kỳ)

– Kết cấu của tài khoản 5212:Vì TK 5212 phản ánh phần giảm trừ của doanh thu (TK 511) nên TK 5212 sẽ có kết cấu ngược với kết cấu của TK 511 (nhóm tài khoản mang tính chất Nguồn Vốn), cụ thể TK 521 có kết cấu như sau:

+ Biến động Tăng sẽ ghi bên: Nợ

Khi phát sinh hàng bán bị trả lại thì sẽ làm giảm trừ doanh thu => Hạch toán số tiền doanh thu bị giảm đó vào bên Nợcủa tài khoản 5212

+ Biến động Giảm sẽ ghi bên: Có

Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu (trong đó có khoản hàng bán bị trả lại) đã phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo.

Cuối kỳ hạch toán:
Nợ TK 5111: Doanh thu

Có TK 5212: Hàng bán bị trả lại

+ Số dư: Tài khoản 5212 không có số dư cuối kỳ.

1.2. Đối với Thông tư 133/2016/TT-BTC:

– Thông tư 133 không có tài khoản 5212

– Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu sẽ hạch toán trực tiếp vào bên Nợ của tài khoản 511

2. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

Căn cứ để hạch toán hàng bán bị trả lại đó là hóa đơn trả lại hàng

Hóa đơn trả lại hàng được lập theo quy định Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.

Chi tiết về cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại thì các bạn có thể xem tại đây:Cách viết hóa đơn hàng bán trả lại

2.1. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại đối với bên bán (Bên bị trả lại hàng)

Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, bên bán hạch toán như sau:

– Bút toán 1: Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ bị trả lại hàng, hạch toán giảm trừ doanh thu như sau:

Nếu bên bán áp dụng chế độ kế toán Theo thông tư 200/2014/TT-BTC	Nếu bên bán áp dụng chế độ kế toán Theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Nợ TK 5212:giảm trừ doanh thu (chưa có thuế GTGT) do bị trả lại hàng Nợ TK 3331:Số tiền thuế GTGT của hàng bán bị trả lại (Nếu có) Có TK 111/112/131:Tổng số tiền phải trả lại cho người mua	Nợ TK 511:giảm trừ doanh thu (chưa có thuế GTGT) do bị trả lại hàng Nợ TK 3331:Số tiền thuế GTGT của hàng bán bị trả lại (Nếu có) Có TK 111/112/131:Tổng số tiền phải trả lại cho người mua

– Bút toán 2: Ghi tăng hàng hóa nhập kho, giảm giá vốn hàng bán do bị trả lại:

Nợ TK 156

Có TK 632

= Số lượng hàng trả lạiX Đơn giá xuất kho của hàng bán tại thời điểm xuất kho bán hàng đã tính

(bút toán này 2 thông tư 133 và TT 200 đều hạch toán giống nhau)

– Nếu phát sinh chi phí để nhận lại hàng:

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán khoản chi phí trả lại hàng hạch toán tăng chi phí bán hàng:

Nợ TK 642: Chi phí bán hàng (Thông tư 133 Sử dụng TK 6421)
Nợ TK 133:Số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111/12/331:Tổng số tiền phải thanh toán cho người cung cấp dịch vụ

– Nếu phát sinh khoản phạt vi phạm hợp đồng:

Căn cứ vào chứng từ thanh toán khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng, bên bán hạch toán chi phí tiền phạt vi phạm hợp đồng:

Nợ TK 811: Chi phí khác(Chi phí này được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN)

Có TK 111/112:Tổng số tiền bị phạt phải trả

(khoản này 2 thông tư đề hạch toán giống nhau)

Một vài lưu ý như sau:Theo điều 81 của Thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

Điều 81. Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

1. Nguyên tắc kế toán

b) Việc điều chỉnh giảm doanh thu được thực hiện như sau:

– Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh;

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau mới phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại thì doanh nghiệp được ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc:

+ Nếu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ từ các kỳ trước, đến kỳ sau phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại nhưng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, kế toán phải coi đây là một sự kiện cần điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán và ghi giảm doanh thu, trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).

+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải giảm giá, phải chiết khấu thương mại, bị trả lại sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

đ) Đối với hàng bán bị trả lại, tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

b) Kế toán hàng bán bị trả lại

– Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hóa bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại:

+ Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 155 – Thành phẩm

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

+ Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng (đối với hàng hóa)

Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (đối với sản phẩm)

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

– Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại:

+ Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (33311) (thuế GTGT hàng bị trả lại)

Có các TK 111, 112, 131,…

+ Đối với sản phẩm, hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, số tiền thanh toán với người mua về hàng bán bị trả lại, ghi:

Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại

Có các TK 111, 112, 131,…

– Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có các TK 111, 112, 141, 334,…

c) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển tổng số giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.

2.2. Cách hạch toán trả lại hàng đối với bên mua (bên trả lại hàng)

Khi phát sinh trả lại hàng, bên mua hạch toán như sau:

(Cả thông tư 200 và thông tư 133 đều hạch toán giống nhau)

Căn cứ vào hóa đơn xuất trả lại hàng và chứng từ thanh toán tiền hàng, công nợ
Hạch toán:

Nợ TK 111/112/331:Tổng số tiền được nhận khi trả lại hàng
Có TK 156/152/153/211: giá trị hàng trả lại (Khi mua ghi tăng TK nào thì khi trả lại ghi giảm TK đó)
Có TK 133:Số tiền thuế GTGT của hàng trả lại (Nếu có)

Trường hợp phát sinh chi phí trả lại hàng:
Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán khoản chi phí trả lại hàng hạch toán tăng chi phí khác:

Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133:Số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nếu có)

Có TK 111/112/331:Tổng số tiền phải thanh toán cho người cung cấp dịch vụ

Nếu phát sinh khoản phạt vi phạm hợp đồng:
Căn cứ vào chứng từ nhận thanh toán khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng, bên mua hạch toán vào thu nhập khác trong kỳ phát sinh

Nợ TK 111/112:Tổng số tiền phạt được nhận

Có TK 711: Thu nhập khác

(Khi nhận khoản tiền tiền phạt vi phạm hợp đồng này thì bên nhận không phải lập hóa đơn (2 bên lập chứng từ thu – chi), Khi nhận được khoản này thì phải tính thuế thu nhập doanh nghiệp)

Lưu ý: Trường hợp người mua vẫn nhận hàng và số tiền phạt được giảm trừ vào số tiền phải thanh toán thì giá trị hàng mua được ghi nhận theo số thực phải thanh toán, kế toán không ghi nhận khoản tiền phạt vào thu nhập khác.
(Tức là số tiền phạt được trừ thẳng vào giá trị của hàng mua, không hạch toán vào TK 711)

==========================

Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn học thực hành làm kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế GTGT. TNCN, TNDN… tính lương, trích khấu hao TSCĐ….lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm … thì có thể tham gia: Lớphọc kế toán thực hànhthực tế tại Kế toán Thiên Ưng

__________________________________________________