Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động qua Etax 2025
Hướng dẫn cách làm hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động qua Etax Mobile mới nhất năm 2025
1. Căn cứ hướng dẫn hoàn thuế TNCN tự động:
+ Quyết định 108/QĐ-TCT ngày 24/01/2025 về quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.
Chi tiết về Quyết định 108/QĐ-TCT thì các bạn xem tại đây: Quyết định 108/QĐ-TCT quy trình hoàn thuế TNCN tự động
+ Công văn 126/DNL-THNV ngày 14/02/2025 hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
2. Các trường hợp giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động
Hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động là hồ sơ đáp ứng các điều kiện sau:
+ Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của người nộp thuế (NNT), tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN người nộp thuế là cá nhân đã nộp đủ vào NSNN tại kỳ quyết toán người nộp thuế có đề nghị hoàn thuế;
+ Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;
+ Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của người nộp thuế được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành Thuế.
3. Quy trình hoàn thuế TNCN tự động qua Etax Mobile
(Nguồn ảnh: Cục Thuế Tỉnh Bình Thuận)
Bước 1: Tải, cài đặt, đăng nhập vào ứng dụng Etax Mobile
“Etax Mobile” là ứng dụng Thuế điện tử được cài đặt trên điện thoại di động thông minh hệ điều hành IOS hoặc Android.
ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ TRÊN ỨNG DỤNG ETAX MOBILE
Nếu điện thoại của bạn chưa có ứng dụng Etax Mobile thì bạn có thể tham khảo cách Tải, cài đặt, đăng nhập vào ứng dụng Etax Mobile tại đây:
ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ TRÊN ỨNG DỤNG ETAX MOBILE
Bước 2: Tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý
Hiện nay, ứng dụng EtaxMobile đã được Tổng cục Thuế nâng cấp, hỗ trợ người nộp thuế nhiều tiện ích, trong đó có việc tổng hợp, tạo tờ khai Quyết toán thuế TNCN gợi ý, xác định cơ quan thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và nộp tờ khai Quyết toán thuế TNCN gợi ý từ ứng dụng EtaxMobile, cụ thể:
Từ cơ sở dữ liệu kê khai của tổ chức trả thu nhập và của cá nhân, dữ liệu đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc, dữ liệu tổng quan về nghĩa vụ thuế, các khoản nợ của người nộp thuế trên toàn quốc, hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Thuế tự động tổng hợp dữ liệu đối với các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN để xác định nghĩa vụ kê khai của người nộp thuế và tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý đối với người nộp thuế là cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN. Việc tổng hợp dữ liệu và tạo lập Tờ khai gợi ý được hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin ngành Thuế tự động thực hiện ngay sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập.
Người nộp thuế là cá nhân sử dụng ứng dụng eTax Mobile, ứng dụng Thuế điện tử dành cho cá nhân của Tổng cục Thuế để kiểm tra thông tin trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý do hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Thuế tự động tạo lập.
+ Trường hợp người nộp thuế đồng ý với thông tin được gợi ý trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý, người nộp thuế xác nhận và nộp hồ sơ quyết toán theo quy định trên ứng dụng.
+ Trường hợp người nộp thuế không đồng ý với thông tin được gợi ý trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý, người nộp thuế sửa lại thông tin tại các chỉ tiêu tương ứng, bổ sung lý do chênh lệch với số cơ quan thuế gợi ý và nộp hồ sơ quyết toán kèm theo tài liệu chứng minh theo quy định.
Bước 3: Tiếp nhận Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có đề nghị hoàn trả của NNT
– Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tự động tạo và gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử, Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (theo mẫu số 01-1/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư số 19/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính), cho người nộp thuế ngay sau khi nhận được hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chỉ tiêu “Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế”.
Ngay sau khi gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho người nộp thuế, phân hệ hoàn thuế tự động tạo hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
Bước 4: Giải quyết hoàn thuế TNCN tự động
1. Phân hệ hoàn thuế TNCN tự động kiểm tra và xác định hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động. Theo đó, hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động là hồ sơ đáp ứng các điều kiện như sau:
(i) Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN NNT là cá nhân đã nộp đủ vào NSNN tại kỳ quyết toán NNT có đề nghị hoàn thuế;
(ii) Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;
(iii) Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của NNT được xác minh và liên kết với CSDL quản lý thuế của ngành Thuế.
2. Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đáp ứng đủ các điều kiện nêu tại khoản 1 Điều này thì phân hệ hoàn thuế TNCN tự động tạo đề xuất hoàn thuế, lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) để chuyển Thủ trưởng CQT ký điện tử.
Các công việc nêu tại khoản 1,2 Điều này do hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động thực hiện kể từ khi gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho NNT.
3. Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT không đáp ứng một trong những điều kiện nêu tại khoản 1 Điều này thì hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận, cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN biết và tiếp tục giải quyết hồ sơ. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, thông tin do ứng dụng TMS cung cấp và hồ sơ hoàn thuế TNCN cụ thể, bộ phận GQHS xem xét, thực hiện xử lý theo từng trường hợp như sau:
3.1. Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đã kèm theo tài liệu giải trình bổ sung, bộ phận GQHS kiểm tra, đối chiếu tài liệu giải trình bổ sung của NNT, nếu chấp nhận thì bộ phận GQHS tạo Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) và trình Thủ trưởng CQT để ký điện tử.
3.2. Trường hợp cần tiếp tục xác định, làm rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu kê khai của NNT và dữ liệu tổng hợp của cơ quan thuế, bộ phận GQHS tạo Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (mẫu số 01/TB-BSTT- NNT ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP của Chính phủ) trình Thủ trưởng CQT để ký, gửi cho NNT.
Trên cơ sở tiếp nhận thông tin giải trình, bổ sung của NNT, bộ phận GQHS hoàn thuế TNCN thực hiện:
+ Trường hợp chấp nhận giải trình, bổ sung:
Trường hợp NNT đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà chứng minh số tiền thuế đề nghị hoàn thuế là đúng, bộ phận GQHS hoàn thuế tạo đề xuất hoàn thuế trên ứng dụng TMS, Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) trình Thủ trưởng CQT ký ban hành.
+ Trường hợp không chấp nhận giải trình, bổ sung:
Trường hợp NNT đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu nhưng chưa đủ căn cứ xác định hồ sơ hoàn thuế của NNT thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế hoặc hết thời hạn theo Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu mà NNT không giải trình, bổ sung thông tin hoặc đã giải trình bổ sung mà chưa đủ căn cứ để CQT xác định số thuế đủ điều kiện được hoàn thuế hoặc không chứng minh được số thuế đã khai là đúng thì bộ phận GQHS hoàn thuế tạo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT để ký ban hành, gửi cho NNT.
3.3. Trường hợp xác định hồ sơ hoàn thuế không thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế, bộ phận GQHS hoàn thuế dự thảo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT ký ban hành, gửi cho NNT.
Thời gian thực hiện các công việc nêu tại khoản 3 Điều này chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày có Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
4. Hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế hỗ trợ tự động việc tạo dự thảo các Thông báo, Quyết định, Lệnh hoàn theo quy định tại khoản 2, 3 chuyển sang ứng dụng Ký điện tử và gửi thông báo bằng thư điện tử cho bộ phận GQHS và Thủ trưởng CQT.
4.1. Thủ trưởng CQT thực hiện ký điện tử Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN); Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN); Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế; Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu. Hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế hỗ trợ ký hàng loạt các văn bản, văn bản được chuyển đến bộ phận HCVT để ban hành văn bản theo quy định.
4.2. Đối với Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN)
– Hệ thống TTGQ TTHC thực hiện chuyển Lệnh hoàn thuế đã được ban hành đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi hoàn cho NNT theo quy định.
– Phân hệ hoàn thuế TNCN tự động tiếp nhận, kiểm tra và hạch toán Lệnh hoàn thuế do KBNN chuyển đến đã khớp đúng với Lệnh hoàn thuế trên ứng dụng theo hướng dẫn tại Quy trình kê khai, nộp thuế và quản lý nghĩa vụ của NNT đồng thời tự động hạch toán Quyết định hoàn thuế, cập nhật trạng thái hồ sơ hoàn và tự động chuyển Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) để gửi cho NNT.
Trường hợp thông tin trên Lệnh hoàn thuế do KBNN chuyển đến không khớp đúng với Lệnh hoàn thuế trên ứng dụng, Bộ phận GQHS thực hiện xử lý Lệnh hoàn thuế theo Danh mục mã lỗi và nguyên tắc xử lý lệnh hoàn thuế theo Danh mục 2.3 ban hành kèm theo Quy trình hoàn thuế theo Quyết định số 679/QĐ-TCT ngày 31/5/2023 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.
Bước 5: Kiểm soát sau hoàn thuế TNCN
Hệ thống ứng dụng CNTT ngành Thuế định kỳ hàng quý tự động tổng hợp dữ liệu để cảnh báo và tự động cung cấp danh sách cho cơ quan thuế về việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập, khấu trừ thuế TNCN kê khai bổ sung làm thay đổi thông tin nghĩa vụ thuế của NNT là cá nhân đã được hoàn thuế TNCN để bộ phận GQHS có căn cứ thực hiện xử lý kiểm soát sau hoàn và thu hồi hoàn thuế (nếu có). Thủ trưởng CQT phân công cụ thể bộ phận GQHS thực hiện xử lý kiểm soát sau hoàn và thu hồi hoàn thuế (nếu có).
Lưu ý:
6. Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 thay thế cho Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn đăng ký thuế, có hiệu lực từ ngày 6/2/2025. Theo nội dung Thông tư, trường hợp cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của cá nhân không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế theo quy định để đảm bảo thông tin khớp đúng với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế. Cá nhân thực hiện tra cứu thông tin đăng ký thuế đã được cơ quan thuế đối chiếu khớp đúng hoặc không khớp đúng với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: www.gdt.gov.vn hoặc trên trang thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn hoăc trên tài khoản giao dịch thuế điện tử của cá nhân tại ứng dụng icanhan hoặc EtaxMobile. Trường hợp thông tin có sai sót, người nộp thuế liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật thông tin chính xác vào hệ thống.
Trách nhiệm của doanh nghiệp khi triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động
Theo Công văn số 914/TCT-DNNCN ngày 28/2/2025 của Tổng cục Thuế về việc triển khai quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động
Theo thông báo của Tổng cục Thuế, quy trình giải quyết hoàn thuế TNCN tự động theo Quyết định số 108/QĐ-TCT ngày 24/1/2025 sẽ được triển khai áp dụng kể từ kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2024 và chậm nhất là ngày 31/3/2025 hệ thống thông tin sẽ được nâng cấp để đáp ứng quy trình.
Do đó, để đảm bảo cho việc triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động được thuận lợi, hiệu quả, Tổng cục Thuế đã yêu cầu các cơ quan Thuế đôn đốc doanh nghiệp thực hiện một số việc sau:
– Rà soát dữ liệu nợ thuế TNCN trên hệ thống của các doanh nghiệp đang quản lý để kịp thời có biện pháp đôn đốc doanh nghiệp nộp đầy đủ các khoản tiền thuế TNCN đã khấu trừ của người nộp thuế (người lao động) vào ngân sách nhà nước, tránh gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người nộp thuế khi có số thuế nộp thừa, đề nghị hoàn hoặc bù trừ.
– Đôn đốc doanh nghiệp thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN và nộp thuế theo đúng thời hạn quy định, kê khai quyết toán chính xác theo thực tế phát sinh trả thu nhập cho cá nhân và không sử dụng thông tin của cá nhân khác để kê khai quyết toán trong khi không phát sinh trả thu nhập cho cá nhân đó.
– Triển khai hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/2/2025 về việc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin số thuế TNCN đã khấu trừ, nộp thay cho các cá nhân.
– Triển khai hướng dẫn người nộp thuế kê khai bổ sung thông tin số định danh cá nhân theo quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC để kiểm soát thông tin cá nhân khớp đúng giữa mã số thuế và số định danh cá nhân, đồng thời hướng dẫn bổ sung thông tin số định danh cá nhân để kê khai giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc tại Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành tại Thông tư 80/2021/TT-BTC .
