Cách đăng ký người phụ thuộc trên HTKK theo thông tư 86 mới nhất 2025

Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN

I. Quy định về đăng ký người phụ thuộc:

Bắt đầutừ ngày 01/07/2025 trở đi: thực hiện theo quy định tại khoản 2, điều 38 của Thông tư 86/2024/TT-BTCthì:Số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế người phụ thuộc

Số định danh cá nhân của công dân Việt Nam do Bộ Công an cấp theo quy định của pháp luật về căn cước là dãy số tự nhiên gồm 12 chữ số được sử dụng thay cho mã số thuế của người người phụ thuộc quy định tại điểm l khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC

(Mã số thuế người phụ thuộc được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025)

II. Tổng quan về đăng ký thuế cho người phụ thuộc:

1. Mục đích của việc đăng ký người phụ thuộc:

Để được tính giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc (4.400.00/người/tháng) khi tính thuế TNCN -> Nhằm làm giảm thu nhập tính thuế -> Giảm số thuế TNCN phải nộp

Lưu ý: Muốn được tính giảm trừ NPT tại 1 công ty nào đó thì phải thực hiện đăng ký NPT tại công ty đó

2. Khi nào cần đăng ký người phụ thuộc:

Khi cá nhân (người lao động) có Thu nhập chịu thuế–Giảm trừ bản thân> 0(Tức là có thu nhập chịu thuế lớn hơn 11 triệu thì nếu người lao động có người phụ thuộc sẽ thực hiện đăng ký NPT để được tính giảm trừ NPT khi tính thuế TNCN) (Lưu ý: Thu nhập chịu thuế được xác định = Tổng thu nhập – các khoản thu nhập được miễn thuế)

Còn đối với các cá nhân NLĐ mà có Thu nhập chịu thuế < Mức giảm trừ bản thân (11 triệu) thì cá nhân NLĐ này không bị khấu trừ thuế TNCN => Nên không cần phải đăng ký NPT để tính giảm trừ gia cảnh nữa (Còn nếu NLĐ vẫn đăng ký hoặc đã đăng ký giảm trừ NPT tại doanh nghiệp từ trước đó rồi thì khi tính thuế TNCN vẫn tính giảm trừ, khi làm QTT TNCN vẫn đưa thông tin giảm trừ NPT vào tờ khai quyết toán (PL 05-3/BK-TNCN)

Lưu ý: Về số lần đăng ký NPT:

Cá nhân (NLĐ) chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc 1 lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.

Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc thì phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu

Ví dụ: Vào tháng 2/2025, chị Hòa đã đăng ký NPT là con nhỏ Trần Văn Hải tại công ty Kế Toán Thiên Ưng

+ Sang năm 2026, Chị Hòa tiếp tục làm việc tại công ty Kế Toán Thiên Ưng thì Chị Hòa không phảithực hiện đăng ký lại NPT là con nhỏ Trần Văn Hải tại công ty Kế Toán Thiên Ưng nữa, công ty Kế Toán Thiên Ưng vẫn tiếp tục tính giảm trừ NPT là con nhỏ này cho chị Hòa

+ Đến tháng 6/2027, chị Hòa chuyển nơi làm việc: Kết thúc hợp đồng với công ty Kế Toán Thiên Ưng và ký hợp đồng 36 tháng với công ty Mai Thanh

=> Khi sang công ty Mai Thanh làm việc, chị Hòa muốn được tính giảm trừ NPT là con nhỏ Trần Văn Hải này tại công ty Mai Thanh thì phải thực hiệnđăng ký và nộp hồ sơ chứng minh NPT cho công ty Mai Thanh.

3. Điều kiện đăng ký NPT:

3.1. Đối với người nộp thuế(Tức là cá nhân – Người lao động có thu nhập đó ạ):
Theo tiết c.2.1, điểm c, khoản 1, điều 9 của Thông tư 111/2013/TT-BTC thì:

Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.
=> Muốn đăng ký NPT thì cá nhân (Người lao động có thu nhập) phải là người đã có mã số thuế TNCN rồi thì mới được đăng ký NPT.

Chi tiết các bạn xem tại đây: Cách đăng ký mã số thuế TNCN

3.2. Đối với người phụ thuộc:
+ Thuộc đối tượng là người phụ thuộc và đáp ứng được các điều kiện để là người phụ thuộc theo Quy định tại khoản 1, điều 9 của Thông tư 111/2013/TT-BTC
+ Trong năm tính thuế đó NPT chưa được đăng ký lấy giảm trừ cho ai (cá nhân người lao động khác). Vì theo Theo tiết c.2.4, điểm c, khoản 1, điều 9 của Thông tư 111/2013/TT-BTC thì:

Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

+ Đăng ký trong thời hạn quy định tại Khoản 1, Điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC
 
3.2.1. Đối tượng NPT và điều kiện để được tính là NPT:
Người phụ thuộc là người mà người nộp thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm nuôi dưỡng

Ví dụ như con, Vợ hoặc chồng, bố mẹ, Anh chị em ruột hay Ông bà nội ngoại; cô dì chú bác ruột…
Chi tiết các bạn xem tại đây: Người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh gồm những ai? Điều kiện là gì?