Cách xử lý khi cá nhân được cấp nhiều mã số thuế TNCN

Trong quá trình triển khai công tác quản lý đăng ký thuế, Cục Thuế nhận thấy một số cơ quan thuế còn gặp vướng mắc khi xử lý đối với trường hợp cá nhân đã được cấp nhiều hơn một mã số thuế (MST) và việc cập nhật số định danh cá nhân đối với các mã số thuế có thông tin chưa khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC). Để thống nhất thực hiện, Cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về việc cá nhân đã được cấp nhiều hơn một mã số thuế

1.1. Nguyên tắc thực hiện

Đề nghị các cơ quan thuế thực hiện đúng, đồng thời tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn người nộp thuế thực hiện đúng theo quy định tại Điều 39 Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 của Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế. Một số nội dung cần lưu ý gồm:

a) Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động tích hợp các MST có thông tin khớp đúng với CSDLQGDC vào số định danh cá nhân, hợp nhất dữ liệu thuế của người nộp thuế theo số định danh cá nhân.

b) Đối với các MST có thông tin chưa khớp đúng với CSDLQGDC (MST có trạng thái 10 “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”), người nộp thuế cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật số định danh cá nhân cho các MST này để được tích hợp đầy đủ dữ liệu thuế theo số định danh cá nhân.

c) Cơ quan thuế không yêu cầu người nộp thuế thực hiện thủ tục đóng các MST đã cấp sau khi đã hoàn thành việc cập nhật thông tin số định danh cá nhân khớp đúng với CSDLQGDC. Các MST sau khi tích hợp vào số định danh cá nhân sẽ được xử lý theo hướng dẫn tại điểm 1.2 công văn này.

d) Sau khi MST đã được tích hợp vào số định danh cá nhân thì các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế, giấy tờ có giá trị pháp lý khác đã lập có sử dụng thông tin MST của cá nhân tiếp tục được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính về thuế, chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế mà không phải điều chỉnh thông tin MST trên hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế sang số định danh cá nhân.

1.2. Cách thức hợp nhất và xử lý trên Hệ thống thông tin quản lý thuế

a) Việc hợp nhất đảm bảo không làm mất thông tin lịch sử, không làm sai lệch nghĩa vụ thuế đã phát sinh của người nộp thuế trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.

b) Sau khi hợp nhất, số định danh cá nhân là MST duy nhất của người nộp thuế để dùng trong các văn bản, thông báo, giao dịch giữa cơ quan thuế với người nộp thuế và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Việc tổng hợp thông tin, bù trừ nghĩa vụ thuế của người nộp thuế thực hiện theo số định danh cá nhân.

*Lưu ý dành cho cơ quan thuế: Hệ thống thông tin quản lý thuế vẫn duy trì trường thông tin “Mã số thuế” do Hệ thống tự sinh để phục vụ xử lý các nghiệp vụ trong nội bộ ngành thuế (sau đây gọi là “MST nội bộ”). Trường hợp cá nhân đã được cấp nhiều hơn một MST và các MST đã được cập nhật thông tin số định danh cá nhân khớp đúng với CSDLQGDC, các MST đã cấp vẫn tồn tại trên Hệ thống và được xác định là “MST nội bộ”. Việc xử lý nghiệp vụ tại các “MST nội bộ” thực hiện theo nguyên tắc như sau:

– Hệ thống tự động đánh dấu 01 “MST nội bộ” để xác định cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế, đồng thời sử dụng để hạch toán các nghĩa vụ thuế phát sinh kể từ sau thời điểm hợp nhất.

– Các “MST nội bộ” không được đánh dấu: Hệ thống không hạch toán các nghĩa vụ thuế mới phát sinh vào các “MST nội bộ” không được đánh dấu. Các “MST nội bộ” này chỉ dùng cho các giao dịch xử lý bù trừ trong trường hợp còn nợ/nộp thừa và bị khóa lại không được tiếp tục sử dụng sau khi bù trừ hết nợ/nộp thừa trong Hệ thống.

– Nguyên tắc xác định “MST nội bộ” được đánh dấu trong trường hợp người nộp thuế có nhiều MST thực hiện theo thứ tự ưu tiên:

– Cơ quan thuế thực hiện tra cứu thông tin hợp nhất các MST theo số định danh cá nhân trên Hệ thống TMS như sau: Tra cứu danh sách NNT có nhiều hơn một MST và thông tin “MST nội bộ” được đánh dấu tại chức năng “2.13.4 – Tra cứu MST có cùng CCCD”; Tra cứu nghĩa vụ thuế hợp nhất theo số định danh cá nhân tại chức năng “10.1.3 – Tra cứu tổng quan theo CCCD”.

2. Về việc cập nhật số định danh cá nhân

2.1. Cập nhật số định danh cá nhân cho MST có trạng thái 10 “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”

a) Người nộp thuế tra cứu trạng thái MST đã được cấp theo hướng dẫn tại Phụ lục 1 đính kèm công văn này. Đối với MST có trạng thái 10 “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”, người nộp thuế thực hiện thủ tục để cập nhật số định danh cá nhân như sau:

b) Phương thức nộp hồ sơ đến cơ quan thuế:

2.2. Cập nhật số định danh cá nhân trong trường hợp MST của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ở trạng thái “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Thông tư số 86/2024/TT-BTC, MST của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đồng thời là MST của cá nhân là chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Trong trường hợp này, MST được sử dụng để thực hiện đồng thời hai vai trò: (i) Vai trò là MST của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh; (ii) Vai trò là MST của cá nhân để thực hiện các nghĩa vụ thuế không phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Khi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chấm dứt hoạt động kinh doanh thì vai trò là MST của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bị chấm dứt hiệu lực, còn vai trò là MST của cá nhân vẫn tồn tại suốt cuộc đời của cá nhân để thực hiện các nghĩa vụ thuế không phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Đồng thời, theo quy định tại Điều 32 Thông tư số 86/2024/TT-BTC thì cơ quan thuế thông báo và cập nhật trạng thái MST “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký. Trạng thái này gắn với hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp MST của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bị cơ quan thuế thông báo và cập nhật trạng thái “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” (theo địa chỉ đăng ký hoạt động kinh doanh), thì chủ hộ kinh doanh, cá nhân thực hiện cập nhật số định danh cá nhân với vai trò là MST của cá nhân theo mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC, nộp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (chỉ khai thay đổi thông tin để đảm bảo khớp đúng với thông tin trong CSDLQGDC bao gồm: số định danh cá nhân, ngày tháng năm sinh, họ và tên của chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; không khai thay đổi thông tin của địa điểm kinh doanh đã bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký). Trên cơ sở hồ sơ của người nộp thuế, cơ quan thuế thực hiện cập nhật thông tin số định danh của cá nhân là chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để sử dụng số định danh cá nhân làm MST theo quy định.

Việc cập nhật số định danh cá nhân không làm thay đổi trạng thái “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” đối với MST của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, do đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh vẫn phải thực hiện thủ tục khôi phục MST để thực hiện nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh, sử dụng hóa đơn theo quy định, hoặc làm thủ tục chấm dứt hiệu lực MST nếu không còn hoạt động kinh doanh.

3. Trách nhiệm của cơ quan thuế

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế (là cơ quan thuế quản lý “MST nội bộ” được đánh dấu trên Hệ thống), hoặc Thuế cơ sở nơi cá nhân thường trú hoặc tạm trú (đối với cá nhân không kinh doanh) khi nhận được hồ sơ của người nộp thuế có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý theo quy định; hướng dẫn, giải đáp vướng mắc để người nộp thuế thực hiện đúng quy định. Trong quá trình xử lý hồ sơ, vướng mắc của người nộp thuế, nếu có liên quan đến nhiều cơ quan thuế, cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan thuế liên quan để giải quyết hồ sơ, vướng mắc cho người nộp thuế, không yêu cầu người nộp thuế đi lại nhiều nơi hoặc đùn đẩy trách nhiệm.

4. Tổ chức thực hiện

a) Việc chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân làm MST là bước cải cách quan trọng nhằm đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý thuế và tạo thuận lợi cho người nộp thuế. Cục Thuế đề nghị Thuế tỉnh, thành phố, Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế thương mại điện tử tổ chức triển khai thống nhất, đúng quy định, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người nộp thuế.

b) Cục Thuế (Ban Nghiệp vụ thuế, Ban Chuyển đổi số) tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp hệ thống ứng dụng nhằm tăng cường hỗ trợ người nộp thuế thực hiện cập nhật số định danh cá nhân để chuyển sang số định danh cá nhân làm MST theo quy định tại Thông tư số 86/2024/TT-BTC, phục vụ thuận lợi cho người nộp thuế thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

c) Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, Thuế các tỉnh/thành phố, Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế Thương mại điện tử chủ động tổng hợp, báo cáo kịp thời về Cục Thuế để được hướng dẫn.

– Đầu mối nghiệp vụ: Đ/c Phạm Thị Hà, Ban Nghiệp vụ thuế (Email: [email protected]).

– Đầu mối kỹ thuật: Đ/c Đặng Thị Dịu, Ban Chuyển đổi số (Email: [email protected]).

Cục Thuế thông báo để các Thuế tỉnh, thành phố, Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế thương mại điện tử biết và thực hiện./.

 
Cá nhân chủ động tra cứu thông tin để xác định tình trạng MST đã khớp hoặc chưa khớp đúng thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo một trong các cách sau:
1. Cách 1: Tra cứu trên Trang thông tin của Cục Thuế tại địa chỉ http://tracuunnt.gdt.gov.vn.
– Chọn mục “Thông tin về người nộp thuế TNCN”.
– Nhập MST (mã 10 chữ số) đã cấp tại trường “MST”.
– Nhập “Mã xác nhận”: Là các ký tự hiển thị bên phải cho từng phiên giao dịch.
– Ấn nút “Tra cứu”.
– Màn hình hiển thị kết quả tra cứu.
+ Thông tin tại cột “Trạng thái MST” là “NNT đang hoạt động” tương ứng với trường hợp MST đã khớp đúng thông tin với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cá nhân đã hoàn thành thủ tục cập nhật số định danh cá nhân đối với MST có trạng thái này.

+ Thông tin tại cột “Trạng thái MST” là “MST chờ cập nhật số định danh cá nhân” tương ứng với trường hợp MST chưa khớp đúng thông tin với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cá nhân cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật thông tin số định danh cá nhân cho MST này.

+ Trường hợp các MST đã khớp đúng thông tin, người nộp thuế thực hiện tra cứu bằng số định danh cá nhân (nhập số định danh cá nhân gồm 12 chữ số đã cấp tại trường “MST”). Hệ thống sẽ hiển thị thông tin MST sau khi hợp nhất là số định danh cá nhân. Cá nhân được sử dụng số định danh cá nhân thay cho MST đã cấp và không phải làm thủ tục đóng các MST đã cấp.

2. Cách 2: Tra cứu trên Etax Mobile nếu người nộp thuế đã cài đặt và đăng nhập được Etax Mobile.
– Đăng nhập vào Etax Mobile.
– Chọn mục “Tiện ích”, chọn “Tra cứu thông tin NNT”.
– Nhập MST (mã 10 chữ số hoặc số định danh 12 chữ số) tại trường “MST”.
– Nhập “Mã Kiểm tra”: Là các ký tự hiển thị bên phải cho từng phiên giao dịch.
– Ấn nút “Tra cứu”.
– Màn hình hiển thị kết quả tra cứu, trong đó:
Trạng thái 00: NNT đã hoàn thành cập nhật số định danh làm MST.
Trạng thái 10: “MST chờ cập nhật số định danh cá nhân”.