Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn Giá trị gia tăng

Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, tem vé… Quy định về loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử, tự in, đặt in, quy định vê số liên hóa đơn …

Theo phụ lục 1 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014: Hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn cụ thể như sau:

1. Tên loại hoá đơn:
Gồm:
    – Hoá đơn giá trị gia tăng,
    – Hoá đơn bán hàng;
    – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
    – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
    -Tem; vé; thẻ.

2. Ký hiệu mẫu số hoá đơn (mẫu hoá đơn):

– Ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự, cụ thể như sau:
    – 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn
    – Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn
    – 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
    – 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
    – 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
 
Ví dụ: 01GTKT3/001: (01: Đây là loại hóa đơn GTGT;GTKT: Đây là hóa đơn giá trị gia tăng;3: Hóa đơn này có 3 liên;001: Đây là Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn GTGT có 3 liên)
 
Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

 
Ví dụ: Ký hiệu  01GTKT3/002 được hiểu là: Mẫu thứ 2 của loại hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên.
 
Chú ý khi đặt in hóa đơn GTGT:
– Số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (01GTKT3/001) thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hoá đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc;kích thước của hoá đơn; nhu cầu sử dụng hoá đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…

VD 1: Năm 2018 DN bạn đặt in hóa đơn GTGT lần đầu là:
Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu: AP/18P. Tư số 001 đến 500
 
– Săng năm 2019 các bạn đặt in lần 2 (nếu không thay đổi gì) thì phải như sau:
Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu: AP/19P. Phải lấy từ số 001 trở đi (Vì đã thay ký hiệu hóa đơn mới)
 
VD 2: Năm 2018 DN bạn đặt in hóa đơn GTGT lần đầu là:
Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu: AP/18P. Tư số 001 đến 500
 
– Săng năm 2019 các bạn đặt in lần 2: Thay đổi kích thước của hóa đơn. -> Thì phải thay đổi lại số thứ tự mẫu hóa đơn), cụ thể như sau:
Mẫu số là: 01GTKT3/002. Ký hiệu: AP/19P. Phải lấy từ số 001 trở đi (Vì đây là mẫu thứ 2)

Tham khảo thêm:

1) Theo Công văn 784/CT-TTHT ngày 21/01/2015 của Cục thuế TP. Hồ chí Minh.
“Trường hợp của Công ty theo trình bày, năm 2013 đặt in hóa đơn và đã thông báo phát hành sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/13P và có 03 liên, nay Công ty tiếp tục đặt in hóa đơn GTGT để sử dụng với ký hiệu AA/15P và có 04 liên, các nội dung khác không thay đổi thì ký hiệu mẫu số hóa đơn là 01GTKT4/001.”

2) Theo Công văn 4416/TCT-CS ngày 28/9/2017 của Tổng cục thuế:
“Theo báo cáo của Cục Thuế tỉnh Quảng Ngãi, Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Đại Việt (MST: 4300366595) thay đổi địa chỉ kinh doanh nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp; ngày 04/01/2017 Công ty đã gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn trên các số hóa đơn còn lại để tiếp tục sử dụng. Ngày 09/06/2017, Công ty ký hợp đồng đặt in hóa đơn số 657/HĐ-CTI với Công ty TNHH MTV In Nhân dân Bình Định lần thứ 3.

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Đại Việt đặt in hóa đơn mới sau khi Công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh thì trên mẫu hóa đơn mới chỉ cần thay đổi thông tin về địa chỉ kinh doanh,không phải thay đổi mẫu số hóa đơn và Công ty phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn mới tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.“

Có thể khởi tạo hóa đơn với nhiều loại khổ giấy:

Công văn số 10411/CT-TTHT ngày 23/10/2017 của Cục Thuế TP. HCM:

Đối với tem, vé, thẻ:
– Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể:       
– Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
– Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
 
3. Ký hiệu hoá đơn:
– Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.
 
– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

– 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.
– Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;

– Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).
 
Ví dụ:
AA/18E: (AA: là ký hiệu hóa đơn; 11: hóa đơn tạo năm 2018; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử)
AB/18T: (AB: là ký hiệu hóa đơn; 12: hóa đơn tạo năm 2018; T: là ký hiệu hóa đơn tự in)
AA/18P:(AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: hóa đơn tạo năm 2018; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in)
 
Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:
01AA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018;
03AB/19P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2019;
(Danh sách Mã hóa đơn của Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phát hành theo Phụ lục 2 kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)

4. Số thứ tự hoá đơn:
– Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hoá đơn, bao gồm 7 chữ số.
 
5. Liên hoá đơn:
– Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc:
    – Liên 1: Lưu
    – Liên 2: Giao cho người mua
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định.
 
6. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hoá đơn: đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn./.

Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công!