Chi phí tiền ăn cho nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Tiền ăn cho nhân viên là một khoản chi phí có tính chất tiền lương tiền công. Do đó để khoản chi phí này được tính vào làm chi phí được trừ thì phải đáp ứng được các điều kiện cụ thể của pháp luật thuế TNDN hiện hành như sau:

1. Các khoản chi phí liên quan đến tiền ăn của nhân viên:
– Nếu người lao động làm việc theo giờ hành chính thì sẽ có tiền ăn trưa
– Nếu người lao động làm việc theo ca thì sẽ có tiền ăn giữa ca
– Nếu người lao động đi công tác thì sẽ tiền ăn khi đi công tác (công tác phí)
– Các dịp lễ tết thì sẽ có tiền ăn liên hoan Chi phí tiền ăn cho nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN

2. Cách hình thức chi tiền ăn cho nhân viên:
– Doanh nghiệp có thể tổ chức nấu ăn, hoặc mua phiếu ăn, cấp suất ăn cho NLĐ
– Hoặc doanh nghiệp có thể chi trả bằng tiền

3. Các quy định liên quan đến Chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho nhân viên:

Gồm có Khoản 1 và Điểm 2.6 và 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

“1. …, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…”

“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
……

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy hay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

4. Mức chi trả tiền ăn cho nhân viên có bị khống chế không? tối đa là bao nhiêu?

Theo công văn Số: 66920/CT-HTr ngày 13/10/2015 của cục thuế TP Hà Nội V/v trả lời chính sách thuế thì:

Theo quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC không khống chế tiền ăn trưa trả cho người lao động. Trường hợp Công ty TNHH Thiết bị đo lường và kiểm nghiệm có các khoản chi tiền ăn trưa, khoản tiền đi lại, tiền ở cho nhân viên đi công tác thi để được tính vào chi phí được trừ, Công ty nghiên cứu thực hiện theo quy định tại điểm 2.6, 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và phải đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên.

Lưu ý: Đối với thuế thu nhập cá nhân thì:

+ Trước ngày 15/06/2025:Mức khống chế: không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng Theo quy định tại khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH

=> Mức không chế730.000 đồng/người/tháng này làđể áp dụng khi xác định mức được miễn thuế khi tính thuế TNCN thôi.

Còn đối với thuế thu nhập doanh nghiệp thì không chịu sự chi phối của mức khống chế này (Chi phí thuế TNDN đối với tiền ăn trưa, ăn giữa ca không bị khống chế)

Chi tiết các bạn xem tại đây: Phụ cấp ăn trưa có tính thuế TNCN? Tiền ăn ca có phải đóng BHXH không?

+ Còn từ ngày 15/06/2025 trở đi, Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH hết hiệu lực, đã bị thay thế bởi Thông tư 003/2025/TT-BNV.

Mức giới hạn tiền ăn ca được miễn thuế TNCN là 730.000 đồng/người tháng đã bị bãi bỏ

=> Vậy là từ ngày 15/06/2025 trở đi, đối với khoản tiền ăn trưa, ăn giữa ca thì cả thuế TNCN và thuế TNDN đều không bị không chế 730.000đ/người/tháng nữa

Mà mức được miễn thuế TNCN, mức được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN sẽ thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thỏa thuận trong thỏa ước lao động tập thể hoặc theo quy địnhtrong nội quy, quy chế của doanh nghiệp theo quy định của Bộ luật Lao động.

(Nếu chi theo đúng mức đã thỏa thuận trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy định trong nội quy, quy chế của doanh nghiệp thì được miễn hết. Còn nếu chi cao hơn mức đã thỏa thuận, quy định đó thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.)

5. Bộ luật lao động có quy định gì về khoản tiền ăn cho nhân viên không?
Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 không có quy định nào liên quan đến tiền ăn trưa, ăn giữa ca
mà chỉ có điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH quy định như sau:

Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

…

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

…

c) Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận của hai bên như sau:

…

Đối với các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác thì ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

=> Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về số tiền hỗ trợ tiền ăn giữa ca của người lao động, việc thỏa thuận này phải được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

————————————————————-

Chốt lại các vấn đề liên quan đến chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho nhân viên như sau:

Câu hỏi: Chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Trả lời: Chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho nhân viên được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng được các quy định và điều kiện Khoản 1 và Điểm 2.6 và 2.9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC
Cụ thể như sau:
* Đối với trường hợp: doanh nghiệp chi trả bằng tiền cho NLĐ (Khoản tiền phụ cấp này sẽ được tính trên bảng lương hàng tháng và chi trả theo tiền lương) thì khoản tiền ăn này phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp

Nếu không được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ nêu trên thì sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Hoặc nếu như chi cao hơn mức đã thỏa thuận trên HĐLĐ hoặc cao hơn mức đã quy định trong quy chế của doanh nghiệp thì cũng sẽ không được tính vào chi phí được trừ đối với phần vượt cao hơn mức đã thỏa thuận/đã quy định
Hồ sơ, Chứng từ: HĐLĐ, bảng tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương (phiếu chi lương hoặc UNC)

* Đối với trường hợp: doanh nghiệp mua phiếu ăn, cấp suất ăn cho NLĐ: nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực hiện thanh toán đúng theo quy định của pháp luật thì được tính vào làm chí phí được trừ khi tính thuế TNDN
* Đối với trường hợp: doanh nghiệp tự nấu ăn thì phải có dụng cụ nấu ăn (bếp, nồi liêu, xoong chảo…), phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực hiện thanh toán đúng theo quy định của pháp luật đối với nguyên liệu nấu ăn

Lưu ý: Mua của những đối tượng không có hóa đơn thì phải lập bảng kê 01/TNDN

Câu hỏi: Chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho nhân viên mức được trừ không?

Trả lời: Không khống chế mức chi trả tiền ăn người lao động

Câu hỏi: Tiền ăn liên hoan Lễ Tết có được tính vào làm chi phí được trừ không?

Theo Công văn 109325/CTHN-TTHT ngày 23 tháng 12 năm 2020 của Cục Thuế TP Hà Nội về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì:

Trường hợp Công ty có chi khoản tiền tổ chức tất niên cho người lao động của Công ty, trường hợp khoản chi nêu trên có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động và tổng số chi có tính chất phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp và đáp ứng đủ điều kiện theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chínhthì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Theo công văn 3531/CT-TTHT của Cục thuế TP Hồ Chí Minh ngày 07 tháng 4 năm 2020 về thuế TNDN thì:

Trường hợp Công ty có phát sinh khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động (mua thức ăn, tiệc cuối năm, tiệc giáng sinh) nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của Công tythì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.