Quy định về Báo cáo tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp 2025

Quy định về việc lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng và hằng năm; Quy định về việc lập sổ quản lý lao động nhận sự tại Doanh nghiệp; Tải mẫu báo cáo sử dụng lao động và sổ quản lý lao động.

———————————————————————-

——————————————————————-

II. Quy định về báo cáo sử dụng lao động:

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP về việc Báo cáo sử dụng lao động cụ thể như sau:

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Người sử dụng lao độngkhai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
 
2.Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) vàhằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao độngphải báo cáo tình hình thay đổi lao độngđến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theoMẫu số 01/PLIPhụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
    Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
    Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
    Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này”.
 
3. Định kỳ 06 tháng, trước ngày 15 tháng 6 và hằng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
    Trường hợp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

Như vậy:

– Doanh nghiệp mới thành lập sẽkhông phải khai trình sử dụng lao động với Sở LĐTBXH như trước đây nữa -> Vìkhi đăng ký thành lậpdoanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký khai trình với Phòng đăng ký kinh doanh (Sở kế hoạch đầu tư) rồi.

Định kỳ 6 tháng và hằng năm báo cáo sử dụng lao động như sau:

Hồ sơBáo cáo tình hình sử dụng lao động:
    – Báo cáo tình hình sử dụng lao động – Mẫu 01/PLI

Nơi nộp hồ sơ:
– Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện qua Cổng dịch vụ công Quốc gia ->Dichvucong.gov.vn. Nếu không nộp qua mạng được thì nộp bản giấy trực tiếp.
– Và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
    – Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng phải nộptrước ngày 05 tháng 6.
    – Báo cáo tình hình sử dụng lao động hằng năm phải nộptrước ngày 05 tháng 12.

Cách làm báo cáo tình hình sử dụng lao động theo mẫu năm 2025

III. Mức phạt Vi phạm về báo cáo sử dụng lao động, sổ quản lý lao động:

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức xử phạt Vi phạm về báo cáo sử dụng lao động và sổ quản lý lao động cụ thể như sau:

1. Phạt tiềntừ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
  a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;
  b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;
  c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;
  d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
 
2. Phạt tiềntừ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;
  b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
  c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
  d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.
 
3. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồngđối với một trong các hành vi: lôi kéo; dụ dỗ; hứa hẹn; quảng cáo gian dối hoặc thủ đoạn khác để lừa gạt người lao động hoặc để tuyển dụng người lao động với mục đích bóc lột, cưỡng bức lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
 
4. Biện pháp khắc phục hậu quả
  Buộc người sử dụng lao động trả lại cho người lao động khoản tiền đã thu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.