Chi phí trang phục cho nhân viên bằng tiền mặt, hiện vật
Quy định về chi phí trang phục cho nhân viên bằng tiền mặt, hiện vật khi tính thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo điểm 2.7, khoản 2, điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì:
Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng tiền(Doanh nghiệp chi trả tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho người lao động để NLĐ tự mua trang phục)
+ Sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần chi vượt quá 5 triệu đồng/người/năm hoặc phần chi không có chứng từ chi
Ví dụ 1: Công ty Kế Toán Thiên Ưng thực hiện chi tiền trang phục cho nhân viên bộ phận quản lý bằng tiền mặt theo danh sách như sau:
| Danh sách nhân viên được nhận tiền hỗ trợ trang phục trong năm 2025 | Chi phí trang phục được trừ | Chi phí trang phục không được trừ | ||
| STT | Họ và Tên | Số tiền được nhận (/năm) |
||
| 1 | Nguyễn Thị Mai | 5.000.000 | 5.000.000 | 0 |
| 2 | Tạ Thị Nhiên | 4.000.000 | 4.000.000 | 0 |
| 3 | Đỗ Văn Dũng | 6.000.000 | 5.000.000 | 1.000.000 |
| Tổng cộng | 15.000.000 | 14.000.000 | 1.000.000 | |
+ Công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ được tính vào chi phí được trừ là 14.000.000đ
+ Còn 1.000.000đ sẽ không được tính vào chi phí được trừ vì mức chi cho Đô Văn Dũng đang cao hơn mức khống chế là 5 triệu đồng/người/năm
Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng hiện vật(Doanh nghiệp mua hoặc tự sản xuất trang phục rồi cấp phát trang phục cho người lao động)
+ Sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu không có hóa đơn, chứng từ
Ví dụ 2: Năm 2025, Công ty Kế Toán Thiên Ưng đặt may đồng phục cho nhân viên bán hàng
+ Khi mua đồng phục có nhận được hóa đơn GTGT và đã thanh toán bằng chuyển khoản đúng quy định
=> Vì toàn bộ số tiền chi trang phục này đều có đầy đủ hóa đơn chứng từ và thanh toán đúng quy định nên Công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ được tính tất số tiền 20.000.000đ mua đồng phục này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
+ Không có hóa đơn chứng từ
=> Vì khoản chi trang phục nàykhông hóa đơn chứng từ nên Công ty Kế Toán Thiên Ưng không được tính số tiền 1.500.000đ mua đồng phục này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Trường hợp 3: Doanh nghiệp chi trang phục bằng cả 2 hình thức: vừa chi tiền, vừa chi bằng hiện vật
+ Đối với phần chi trang phục bằng tiền: Thì được tính vào chi phí được trừ theo mức tối đa là 5 triệu đồng/người/năm. Nếu chi cao hơn5 triệu đồng/người/năm thì phần vượt cao hơn5 triệu đồng/người/năm này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN
+ Còn đối với phần chi trang phục bằng hiện vật thì nếu có đầy đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Còn nếu không có hóa đơn chứng từ thì sẽ bị loại phần chi trang phục không có hóa đơn chứng từ đó ra khỏi chi phí được trừ
Ví dụ 4: Công ty Kế Toán Thiên Ưng thực hiện chi tiền trang phục cho nhân viên bằng cả 2 hình thức theo danh sách như sau:
| Danh sách nhân viên được nhận tiền hỗ trợ trang phục trong năm 2025 | |||
| STT | Họ và Tên | Số bộ trang phục được cấp phát | Số tiền được nhận (/năm) |
| 1 | Nguyễn Thị Mai | 3 bộ | 5.000.000 |
| 2 | Tạ Thị Nhiên | 2 bộ | 4.000.000 |
| 3 | Đỗ Văn Dũng | 2 bộ | 4.500.000 |
| Tổng cộng | 7 bộ | 13.500.000 | |
+ Chi phí cho 1 bộ trang phục là: 1.000.000đ/bộ (có đầy đủ hóa đơn chứng từ thanh toán)
+ Số tiền chi bằng tiền mặt đã được lập phiếu chi
+ Đối với phần chi trang phục bằng tiền (13.500.000đ): Do mức chi không vượt cao hơn5 triệu đồng/người/năm nên Công ty Thiên Ưng sẽ được tính tất số tiền này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
+ Còn đối với phần chi trang phục bằng hiện vật (7 bộ = 7.000.000đ): Do có đầy đầy đủ hóa đơn, chứng từ nên công ty Thiên Ưng cũng được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
=> Toàn bộ số tiền chi trang phục (
13.500.000đ + 7.000.000đ = 20.500.000đ): đều được tính vào chi phí được trừHạch toán chi phí trang phục cho nhân viên:
Còn khi hạch toán kế toán thì thực hiện theo quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán (không phân biệt chi phí đó được trừ hay không được trừ, cứ hạch toán theo đúng nguyên tắc kế toán)
Nợ TK 133: 1.600.000
