Hạch toán thuế TNCN phải nộp, thừa thiếu sau quyết toán

Hướng dẫn cách hạch toán tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp, phải khấu trừ vào tiền lương của người lao động, tiền thuế TNCN nộp thừa, nộp thiếu sau khi làm quyết toán thuế TNCN

Cách hạch toán thuế TNCN theo thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC

Theo Điều 41 của thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn về Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
và
Theo Điều 52 của thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
thì:

Tài khoản sử sụng để hạch toán thuế TNCN là Tài khoản 3335: Phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.

Kết cấu của Tài khoản 3335:

Bên Nợ:	TK 3335	Bên Có:
Số thuế TNCN đã nộp vào Ngân sách Nhà nước;		Số thuế TNCN phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
TK 3335 có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ (nếu có) của TK 3335 phản ánh số thuế TNCN đã nộp lớn hơn số thuế TNCN phải nộp cho Nhà nước		Số dư bên Có: Số thuế TNCN còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.

Cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế TNCN như sau:

1. Hạch toán thuế TNCN phải nộp:

Đối với thu nhập từ tiền lương tiền công thì: tại thời điểm chi trả thu nhập thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện tính thuế TNCN cho người lao động => Nếu thu nhập của người lao động đến mức phải khấu trừ thuế TNCN thì trước khi chi trả thu nhập cho người lao động, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện khấu trừ tiền thuế TNCN (trừ số tiền thuế TNCN đó vào lương trước khi trả lương)

Chi tiết về cách tính Thuế TNCN thì các bạn xem tại đây: Cách tính thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ vào bảng lương, bảng tính thuế TNCN để hạch toán số thuế TNCN phải nộp, phải khấu trừ như sau:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động (Tiền lương)

Có TK 3335: Thuế TNCN

Các bạn có thể tham khảo bảng lương và bảng tính thuế TNCN tại đây:

+ Mẫu bảng tính thuế TNCN trên Excel

+ Mẫu bảng tính thanh toán tiền lương trên Excel

Ví dụ 1: Ngày 10/05/2025, công ty Thiên Ưng ký hợp đồng thử việc 15 ngày với chị Hồng

Khi kết thúc thời gian thử việc chị Hồng nhận được mức tiền lương là 2.500.000đ
Do chị Hồng ký hợp đồng thử việc nên phải tính thuế TNCN theo tỷ lệ 10%
Số thuế TNCN phải khấu trừ = 2.500.000 x 10% = 250.000đ

=> Hạch toán số thuế TNCN phải khấu trừ vào lương của chị Hồng như sau:

Nợ TK 334: 250.000

Có TK 3335: 250.000

Ví dụ 2: Tại tháng 1/2025, công ty Thiên Ưng có bảng lương như sau:

Bảng lương có khấu trừ thuế TNCN

Nhìn vào bảng thanh toán tiền lương trên các bạn đang thấy có phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ là 888.000đ

=> Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương tháng 1/2025, công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ hạch toán số thuế TNCN phải khấu trừ của toàn bộ người lao động như sau:

Nợ TK 334: 888.000

Có TK 3335: 888.000

(Lưu ý: Khi các bạn hạch toán Thuế TNCN theo bảng lương thì không cần hạch toán thuế TNCN chi tiết cho từng người, vì khi hạch toán tiền lương các bạn cũng đang không hạch toán chi tiết cho từng người)

2. Khi doanh nghiệp nộp số tiền thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động vào Ngân sách Nhà nước thì hạch toán:

Nợ TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân

Có TK 112: Số tiền đã nộp (Nếu nộp bằng tiền mặt thì hạch toán Nợ TK 111)

Ví dụ 3: (Tiếp theo ví dụ 2 bên trên) Khi công ty Kế Toán Thiên Ưng nộp số tiền thuế TNCN đã khấu trừ là 888.000đ của NLĐ tại tháng 1/2025 về Ngân sách Nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng (nộp thuế điện tử) thì sẽ hạch toán:

Nợ TK 3335: 888.000

Có TK 112: 888.000

3. Cáchh toán tiền thuế TNCN nộp thừa, nộp thiếu sau khi làm quyết toán thuế TNCN

Thuế TNCN là loại thuế có kỳ tính thuế theo năm nhưng trong năm hàng tháng hoặc hàng quý DN đã phải kê khai và nộp số thuế TNCN đã khấu trừ trong tháng hoặc quý đó về NSNN

Đến cuối năm thì thực hiện làm tờ khai QTT để xác định số thuế TNCN phải nộp của cả năm. Nếu có phát sinh NỘP THỪA hoặc NỘP THIẾU tiền thuế TNCN thì Căn cứ vào kết quả của tờ khai QTT TNCN mẫu 05/QTT-TNCN để hạch toán:

Cụ thể từng trường hợp như sau:

3.1. Nộp thiếu tiền thuế TNCN

Khi nào thì doanh nghiệp nộp thiếu tiền thuế TNCN? Đó là khi:
Số thuế TNCN đã nộp trong năm < Số thuế TNCN phải nộp khi quyết toán
Cách xác định theo tờ khai QTT TNCN như sau:

Trên tờ khai QTT TNCN mẫu 05/QTT-TNCN: Có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 40 – Tổng số thuế TNCN còn phải nộp

Khi nộp thiếu tiền thuế thì sẽ phải nộp thêm số tiền thuế nộp thiếu đó về NSNN:

Bút toán 1: Hạch toán số thuế TNCN còn phải nộp thêm sau quyết toán:

+ TH1: Trừ vào lương của người lao động thì hạch toán:

Nợ TK 334: Nếu số thuế TNCN nộp thêm được lấy từ lương của NLĐ (trừ vào lương)

Có TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp thêm theo quyết toán

+ TH2: Thu thêm tiền của người lao động thì hạch toán:

Nợ TK 111/112: Nếu NLĐ đóng số thuế TNCN còn phải nộp thêm đó bằng tiền mặt hoặc CK

Có TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp thêm theo quyết toán

+ TH3: Doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho người lao động thì hạch toán:

Nợ TK 641/642/622/627…: Nếu doanh nghiệp đóng thay số thuế TNCN còn phải nộp thêm đó cho NLĐ (Lương NET) (Thông tư 133 dùng các TK 154/6421/6422…)

Có TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp thêm theo quyết toán

Bút toán 2: Khi nộp số thuế TNCN còn thiếu đó về NSNN

Nợ TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp thêm sau quyết toán

Có TK 112: Số tiền đã nộp (Nếu nộp bằng tiền mặt thì hạch toán Nợ TK 111)

3.2. Nộp thừa tiền thuế TNCN

Khi nào thì doanh nghiệp nộp thừa tiền thuế TNCN? Đó là khi:
Số thuế TNCN đã nộp trong năm > Số thuế TNCN phải nộp khi quyết toán
Cách xác định theo tờ khai QTT TNCN như sau:

Trên tờ khai QTT TNCN mẫu 05/QTT-TNCN: Có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 41 – Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa

Khi nộp thừa tiền thuế thì số thuế nộp thừa đó được thực hiện bằng 1 trong 2 cách: Làm thủ tục hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau:

Trường hợp 1: Nếu làm hoàn thuế thì DN làm thủ tục hoàn thuế Thực hiện theo điều 42 của thông tư 80/2021/TT-BTC và hạch toán như sau:

+ Bút toán 1: ghi nhận số thuế TNCN đã nộp thừa và theo dõi hoàn:

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN nộp thừa đã nộp thừa đã đề nghị hoàn

Có TK 3388: Phải trả khác (Phải trả NLĐ khi hoàn được tiền)

+ Bút toán 2: Khi nhận được số tiền thuế TNCN đã đề nghị hoàn:

Nợ TK 112: Số thuế TNCN đã được hoàn

Có TK 3335: Số thuế TNCN nộp thừa đã đề nghị hoàn

+ Bút toán 3: Khi chi số tiền đã hoàn thuế được đó cho người lao động:

Nợ TK 3388: Phải trả khác (Phải trả NLĐ khi hoàn được tiền)

Có TK 111/112: Số tiền thực trả

Trường hợp2: Nếu để bù trừ sang kỳ sau (DN không cần phải làm thủ tục gì với cơ quan thuế, trên hệ thống thuế sẽ ghi nhận số thuế TNCN đã nộp thừa theo tờ khai QTT TNCN mẫu 05/QTT-TNCN), hạch toán như sau:

+ Bút toán 1: ghi nhận số thuế TNCN đã nộp thừa và theo bù trừ:

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN nộp thừa theo quyết toán

Có TK 1388: Phải thu khác (giảm 1 khoản thu của NLĐ)

(nên theo dõi chi tiết cho từng NLĐ đã nộp thừa tiền thuế TNCN để dễ dàng khi thực hiện bù trừ)

+ Bút toán 2: Khi thực hiện bù trừ:

Khi người lao động đã nộp thừa tiền thuế TNCN đó mà phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ thì sẽ thực hiện bù trừ số thuế TNCN đã nộp thừa với số thuế TNCN phải khấu trừ:

TH1: Nếu số tiền thuế TNCN đã nộp thừa lớn hơn hoặc bằng với Số thuế TNCN phải khấu trừ của kỳ này thì hạch toán:

Nợ TK 1388: Số thuế TNCN đã nộp thừa được bù trừ vào kỳ này

Có TK 3335: Số thuế TNCN đã nộp thừa được bù trừ vào kỳ này

(Số thuế TNCN đã nộp thừa nếu còn chưa bù trừ hết thì lại tiếp tục theo dõi tiếp để bù trừ tiếp vào lần sau)

TH2: Nếu số tiền thuế TNCN đã nộp thừa lớn hơn hoặc bằng với Số thuế TNCN phải khấu trừ của kỳ này thì hạch toán:

Nợ TK 1388: Số thuế TNCN đã nộp thừa được bù trừ vào kỳ này
Nợ TK 334: Số thuế TNCN bị khấu trừ vào lương

Có TK 3335: Tổng số thuế TNCN phải khấu trừ của kỳ này

3.3. Lưu ý: khi doanh nghiệp vừa có NLĐ nộp thừa, vừa có NLĐ nộp thiếu tiền thuế TNCN trong 1 kỳ (năm) quyết toán:

thì doanh nghiệp sẽ tự bù trừ nội bộ (thu của người nộp thiếu để trả cho người nộp thừa

4. Cách hạch toán một vài các nghiệp vụ khác liên quan đến thuế TNCN có thể phát sinh trong doanh nghiệp:

4.1. Đối với trường hợp chi trả thu nhập cho các cá nhân bên ngoài, doanh nghiệp phải xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập không thường xuyên chịu thuế theo từng lần phát sinh thu nhập, ghi:

+ Trường hợp chi trả tiền thù lao, dịch vụ thuê ngoài… ngay cho các cá nhân bên ngoài, ghi:

Hạch toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC	Hạch toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635 (tổng số phải thanh toán); hoặc Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (tổng số tiền phải thanh toán); hoặc Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng tiền phải thanh toán) (3531) Có TK 3335: Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ Có các TK 111, 112 (số tiền thực trả).	Nợ các TK 154, 6421, 6422, 635 (tổng số phải thanh toán) Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng tiền phải thanh toán) (3531) Có TK 3335: Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ Có các TK 111, 112 (số tiền thực trả).