Ủy quyền cho cá nhân, nhân viên thanh toán tiền mua hàng hóa dịch vụ
Ủy quyền cho cá nhân, nhân viên thanh toán tiền mua hàng hóa dịch vụ là một trong những hình thức thanh toán được luật thuế chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Cụ thể các quy định liên quan đến việc ủy quyền cho cá nhân, nhân viên thanh toán tiền mua hàng hóa dịch vụ như sau:
1. Về thuế giá trị gia tăng:
Theo quy định tại khoản 3 điều 24 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 thì:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên của cá nhân được ủy quyền (Tại thời điểm phát sinh hóa đơn (phát sinh chi phí) do DN chưa thành lập nên chưa ghi được tên, địa chỉ, MST của công ty lên hóa đơn => Do đó, trên hóa đơn thông tin người mua hàng sẽ ghi theo tên của cá nhân được ủy quyền)
+ Chứng từ thanh toán đúng quy định: Sau khi DN được thành lập thì phải thanh toán lại khoản tiền mà cá nhân đã chi hộ trước đó
+ Còn những hóa đơn có giá trị dưới 05 triệu đồng thì DN thanh toán cho cá nhân đã chi hộ bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt đều được
Theo quy định tại khoản 2, điều 26 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP thì:
Vậy là: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà phát sinh trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán tiền mua hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu có đầy đủ hồ sơ chứng từ sau đây:
+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định về việc ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt
+ Hóa đơn GTGT mua hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (Hóa đơn này phải mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp)
+ Chứng từ chứng minh cá nhân là người lao động đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp (Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của cá nhân sang tài khoản của người bán như Sao kê tài khoản ngân hàng của cá nhân; Giấy báo có/Ủy nhiệm chi; Ảnh chụp giao dịch trên ứng dụng ngân hàng điện tử (Internet Banking/Mobile Banking).)
+ Chứng từ chứng minh việc Doanh nghiệp đã thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân như Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty; Ủy nhiệm chi của công ty)
Tham khảo Công văn 2926/CTCTH-TTHT của Cục Thuế tỉnh Cần Thơ về thanh toán không dùng tiền mặt
Cục Thuế thành phố Cần Thơ nhận được công văn số 09/2024/CV-RF, ngày 05/06/2024 của Công ty CP Thực phẩm Relifoods (gọi là Công ty), mã số thuế 1801707836 gửi cơ quan thuế ngày 07/06/2024 về việc thanh toán không dùng tiền mặt. Cục Thuế thành phố Cần Thơ có ý kiến như sau: Căn cứ Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 6 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT- BTC; tại Điều 10 Thông tư số 151/2014/TT-BTC; tại khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC; tại Điều 1 Thông tư số 173/2016/TT-BTC) “Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào 1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam. 2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này. 3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán). a) Các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán hoặc chứng từ thanh toán theo các hình thức không phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành không đủ điều kiện để được khấu trừ, hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ hai mươi triệu đồng trở lên. b) Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn từ hai mươi triệu đồng trở lên theo giá đã có thuế GTGT nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì không được khấu trừ. c) Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ hai mươi triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp khi thanh toán, cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh thuế GTGT đã kê khai, khấu trừ). 4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm: … c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật. …” Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2016/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn: “Điều 4.Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ, sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau: “Điều 6.Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế 1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này). … Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. 2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: 2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này. …”” Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty dùng tài khoản ngân hàng của cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân mở tại các tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật, chuyển thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty cho bên bán, sau đó cá nhân về làm hồ sơ thanh toán lại với Công ty, được Công ty thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân. Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân của Công ty; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gồm: hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thể hiện tên, mã số thuế và địa chỉ của Công ty; hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng, từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân sang tài khoản của người bán; chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân thì hình thức thanh toán nêu trên được xem là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng quy định tại Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại tại khoản 6 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC; tại Điều 10 Thông tư số 151/2014/TT-BTC; khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT- BTC; tại Điều 1 Thông tư số 173/2016/TT-BTC) và Điều 4 Thông tư số 96/2016/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản, thẻ tín dụng của cá nhân là người lao động của Công ty được Công ty ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nêu trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu. Đề nghị Công ty căn cứ tình hình thực tế, nghiên cứu những quy định trích dẫn nêu trên, đối chiếu với các văn bản pháp luật về thuế và quy chế của Công ty để thực hiện đúng theo quy định.
|
3. Mẫu giấy ủy quyền cho cá nhân, nhân viên thanh toán thanh toán tiền mua hàng hóa dịch vụ
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM GIẤY ỦY QUYỀN THANH TOÁN Căn cứ Quy chế Ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp được ban hành kèm theo Quyết định số ……/2025/QĐ- ngày tháng năm 2025 của Tổng Giám đốc …………………; Hôm nay, ngày … tháng … năm 2025, tại ………………., chúng tôi gồm: BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A): Tên công ty: ……………… BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B): Họ và tên: ………………………………………… Sau khi thỏa thuận, hai bên tiến hành đồng ý xác lập giấy ủy quyền nhận tiền với các nội dung và điều khoản cụ thể như sau: ĐIỀU 1: NỘI DUNG ỦY QUYỀN – Bên A ủy quyền cho Bên B thay mặt Công ty thực hiện việc thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty Cổ Phần xxx với các nội dung cụ thể sau: ĐIỀU 2: THỜI HẠN ỦY QUYỀN Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày … tháng … năm 2025 đến hết ngày … tháng … năm 2025 hoặc cho đến khi có văn bản thay thế hoặc hủy bỏ. ĐIỀU 3: CAM KẾT CỦA CÁC BÊN Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung nêu trên. Mọi hành vi vi phạm sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và nội quy, quy chế của Công ty.
|
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm Công văn 1810/TCS3-QLDN1 năm 2025 hướng dẫn đối với ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba
.png "Công văn 1810/TCS3-QLDN1 ủy quyền thanh toán")
